Standard IFS (International Featured Standards) to jeden z najbardziej rozpoznawalnych systemów zarządzania bezpieczeństwem żywności na świecie, który gwarantuje najwyższą jakość produktów spożywczych i buduje zaufanie konsumentów. W ostatnich latach wprowadzono istotną zmianę – audyty mogą być przeprowadzane bez wcześniejszego powiadomienia, co stanowi poważne wyzwanie dla firm spożywczych. Niezapowiedziane kontrole mogą skutkować utratą certyfikatu i poważnymi konsekwencjami biznesowymi. Dowiedz się, jak przygotować firmę na niezapowiedziany audyt i zachować ciągłość certyfikacji.
Czym jest standard IFS i dlaczego ma znaczenie dla bezpieczeństwa żywności?
Standard IFS został opracowany przez europejskich detalistów jako narzędzie zapewniające bezpieczeństwo żywności w całym łańcuchu dostaw. Certyfikat IFS potwierdza, że producent spełnia najwyższe wymagania dotyczące jakości i bezpieczeństwa produktów spożywczych, co jest kluczowe dla budowania zaufania konsumentów i utrzymania pozycji na rynku.
System obejmuje szczegółowe wymagania dotyczące zarządzania jakością, HACCP, infrastruktury, personelu oraz procesów produkcyjnych. Firmy posiadające certyfikat IFS mogą współpracować z największymi sieciami handlowymi w Europie, które wymagają od swoich dostawców spełnienia tego standardu.
Znaczenie standardu IFS wykracza poza samo bezpieczeństwo żywności – to również gwarancja transparentności procesów, śledzalności produktów oraz odpowiedzialności za całą działalność przedsiębiorstwa. W dobie rosnącej świadomości konsumentów dotyczącej pochodzenia i jakości żywności, certyfikat IFS stał się niezbędnym narzędziem budowania przewagi konkurencyjnej.
Niezapowiedziane audyty IFS – rewolucja w systemie certyfikacji
Od kilku lat w systemie IFS wprowadzono możliwość przeprowadzania audytów niezapowiedzianych, które stanowią uzupełnienie standardowych kontroli planowanych. Niezapowiedziany audyt może zostać przeprowadzony w dowolnym momencie w ciągu 18 miesięcy od ostatniej kontroli, bez wcześniejszego powiadomienia firmy.
Ta zmiana ma na celu zwiększenie wiarygodności systemu certyfikacji i zapewnienie, że firmy utrzymują wysokie standardy nie tylko w okresach kontroli, ale przez cały czas. Audytorzy mogą pojawić się w zakładzie produkcyjnym bez uprzedzenia i przeprowadzić pełną ocenę zgodności z wymaganiami standardu.
Cele wprowadzenia niezapowiedzianych audytów:
- weryfikacja ciągłości stosowania systemów jakości,
- eliminacja możliwości przygotowania się tylko na okres audytu,
- zwiększenie zaufania detalistów do certyfikowanych dostawców,
- poprawa rzeczywistego poziomu bezpieczeństwa żywności,
- wzmocnienie wiarygodności całego systemu IFS.
Na czym polega niezapowiedziany audyt IFS?
Niezapowiedziany audyt IFS przebiega według tych samych kryteriów oceny co audyt standardowy, ale różni się czasem i sposobem przeprowadzenia. Audytor może pojawić się w zakładzie w dowolnym momencie i ma prawo do natychmiastowego rozpoczęcia kontroli, jeśli przedstawiciel firmy jest dostępny.
Zakres audytu obejmuje wszystkie elementy systemu IFS, w tym dokumentację, infrastrukturę, procesy produkcyjne, zarządzanie personelem oraz systemy monitoringu. Audytor może żądać wglądu do dokumentów, przeprowadzać wywiady z pracownikami oraz dokonywać obserwacji procesów produkcyjnych.
Czas trwania niezapowiedzianego audytu jest podobny do audytu standardowego i zależy od wielkości i złożoności zakładu. Firma ma prawo do odłożenia audytu maksymalnie o 72 godziny, jeśli brak jest odpowiednich przedstawicieli lub występują obiektywne przeszkody techniczne.
Najczęstsze przyczyny utraty certyfikatu podczas niezapowiedzianych audytów IFS
Analiza wyników niezapowiedzianych audytów wskazuje na kilka kluczowych obszarów, w których firmy najczęściej nie spełniają wymagań standardu. Brak ciągłości w utrzymaniu systemów jakości to główna przyczyna problemów podczas niespodziewanych kontroli.
Najczęstsze nieprawidłowości dotyczą nieaktualizowanej dokumentacji, szczególnie procedur HACCP, planów czyszczenia oraz zapisów z kontroli wewnętrznych. Wiele firm zaprzestaje regularnego aktualizowania dokumentów po otrzymaniu certyfikatu, co skutkuje poważnymi niezgodnościami podczas audytu.
Problemy z higieną i sanitacją stanowią drugą najczęstszą przyczynę negatywnych ocen. Zaniedbania w utrzymaniu czystości pomieszczeń produkcyjnych, nieprawidłowe przechowywanie środków chemicznych oraz brak kontroli nad szkodnikami to typowe usterki wykrywane podczas niezapowiedzianych audytów.
Kluczowe obszary problemowe:
- nieaktualna dokumentacja systemu HACCP,
- zaniedbania w programach sanitacji i dezynfekcji,
- nieprawidłowe zarządzanie alergenami,
- brak śledzalności produktów i surowców,
- niewystarczające szkolenia personelu.
Jak przygotować firmę na niezapowiedziany audyt IFS?
Skuteczne przygotowanie na niezapowiedziany audyt wymaga wprowadzenia kultury ciągłego doskonalenia i systematycznego monitorowania zgodności z wymaganiami standardu. Firma musi funkcjonować tak, jakby każdego dnia mogła być poddana audytowi, co oznacza utrzymanie najwyższych standardów przez cały czas.
Regularne audyty wewnętrzne to fundament przygotowania na niezapowiedziane kontrole. Powinny być przeprowadzane co najmniej raz na kwartał i obejmować wszystkie elementy systemu IFS. Wyniki audytów wewnętrznych muszą być dokumentowane, a wykryte niezgodności natychmiast korygowane.
Ciągłe szkolenie personelu jest równie istotne. Wszyscy pracownicy muszą znać procedury dotyczące swojego stanowiska pracy i rozumieć znaczenie systemu zarządzania jakością. Szczególną uwagę należy poświęcić szkoleniom dotyczącym higieny, bezpieczeństwa żywności oraz postępowania z alergenami.
Aktualizacja dokumentacji musi być procesem ciągłym, a nie jednorazowym działaniem przed audytem. Wszystkie zmiany w procesach produkcyjnych, recepturach czy dostawcach muszą być natychmiast odzwierciedlone w dokumentacji systemu jakości.
Korzyści z niezapowiedzianych audytów IFS
Mimo że niezapowiedziane audyty stanowią wyzwanie, przynoszą również znaczące korzyści dla firm, które potrafią się do nich przygotować. Certyfikat uzyskany po pomyślnym przejściu audytu niezapowiedzianego ma wyższą wartość w oczach detalistów i partnerów biznesowych.
Zwiększone zaufanie klientów to najważniejsza korzyść długoterminowa. Sieci handlowe coraz częściej preferują dostawców, którzy przeszli pomyślnie audyty niezapowiedziane, postrzegając ich jako bardziej wiarygodnych partnerów biznesowych.
Poprawa rzeczywistych standardów jakości i bezpieczeństwa to naturalna konsekwencja przygotowania na niezapowiedziane audyty. Firmy zmuszone do utrzymania ciągłej gotowości często odkrywają obszary wymagające poprawy i wprowadzają skuteczniejsze systemy kontroli.
Przewaga konkurencyjna wynika z możliwości promocji faktu posiadania certyfikatu potwierdzonego audytem niezapowiedzianym. To wyróżnik na rynku, który może przyczynić się do pozyskania nowych klientów i wzmocnienia pozycji negocjacyjnej.
Wsparcie w przygotowaniu do niezapowiedzianego audytu IFS
Przygotowanie do niezapowiedzianego audytu IFS wymaga profesjonalnego podejścia i dogłębnej znajomości wymagań standardu. Bureau Veritas oferuje usługi audytów przygotowawczych i weryfikacji systemów zarządzania jakością, które pomagają firmom zidentyfikować obszary wymagające poprawy przed rzeczywistym audytem certyfikacyjnym.
Regularne oceny gotowości pozwalają na systematyczne doskonalenie systemu i minimalizację ryzyka niepowodzenia podczas niezapowiedzianej kontroli. Profesjonalni audytorzy mogą wskazać potencjalne problemy i zaproponować skuteczne rozwiązania dostosowane do specyfiki danej firmy.
Podsumowując, niezapowiedziany audyt to wyzwanie, które może stać się szansą na wzmocnienie pozycji rynkowej firmy. Kluczem do sukcesu jest wprowadzenie kultury ciągłego doskonalenia, systematyczne monitorowanie zgodności z wymaganiami standardu IFS oraz inwestowanie w kompetencje zespołu odpowiedzialnego za jakość i bezpieczeństwo żywności.
Artykuł partnera.
Cześć! Nazywam się Marek Gawroński i jestem kucharzem z 10 letnim doświadczeniem. Gotowałem w najlepszych restauracjach w Europie, a między innymi w Nomie, która regularnie uzyskuje gwiazdki Michelin. Witajcie na moim blogu!
